Die Ausgangssituation
Die herkömmliche Art der Vertragsverwaltung in Form von Aktenordner und manuell geführten Archiven führt bei einer grossen Anzahl von Verträgen zu langen Such- und Bearbeitungszeiten, da die Informationen nicht elektronisch verfügbar sind. Die Verwaltung von relevanten Vertragsterminen in Excel-Sheets etc. bietet nicht die Gewähr, dass diese Termine auch zeitnah bearbeitet werden, zumal diese in der Regel nur lokal vorliegen. Aufwendige Suche / Recherchen sind bei unzureichend definiertem Workflow an der Tagesordnung. Die vertragsbezogenen Kosten für eine Budgetplanung sind in anderen DV-Systemen hinterlegt und somit nicht immer direkt verfügbar.
Die kurzfristigen Ziele
- Archivierung aller Vertragsdokumente in einer relationalen Vertragsdatenbank
- Herstellung einer Online-Verfügbarkeit aller Verträge.
- Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Management.
- Verbesserung des Reporting durch graphische Auswertungen.
- Termingerechte Bearbeitung der Vertragstermine durch ein elektronisches Wiedervorlagesystem.
- Graphisch unterstützte Online Auswertungen in Excel und in Form von Reports.
- Kosten- und Zeiteinsparung durch vereinfachte und schnelle Verwaltungsprozesse.
- Sofortige Auskunftsfähigkeit bezüglich des gesamten Vertragswerkes eines / aller Objekte(s).
Die langfristigen Ziele
- Fundierte Budgetplanung auf Basis der erfassten Verträge mit Hilfe von Kostenplanwerten für jede Vertragsart.
- Kostencontrolling z.B. bei Verbrauchskosten von Leasingverträgen.
- Informationen zur Kosteneinsparung z.B. durch Abschluss von Rahmenverträgen bereitstellen.
- Übernahme von Ist-Daten aus Buchhaltungssystemen für einen Soll-Ist-Vergleich.
- Durch die Implementierung eines MIS für den Bereich der Gebäudebewirtschaftung in den Unternehmen die Datenbasis für eine wirtschaftliche, effiziente und effektive Verwaltung legen.
- Risikominimierung durch zentrales Objekt- und Vertragsverwaltung
Quick win
- Umfassende Kostentransparenz bezüglich des gesammten Vertragwerkes
- Online Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten
- Einfaches Reporting durch den Einsatz von Reportingtools
