Motivation
Die Ausgangssituation
Die herkömmliche Art der Vertragsverwaltung in Form von Aktenordner und manuell geführten Archiven führt bei einer grossen Anzahl von Verträgen zu langen Such- und Bearbeitungszeiten, da die Informationen nicht elektronisch verfügbar sind. Die Verwaltung von relevanten Vertragsterminen in Excel-Sheets etc. bietet nicht die Gewähr, dass diese Termine auch zeitnah bearbeitet werden, zumal diese in der Regel nur lokal vorliegen. Aufwendige Suche / Recherchen sind bei unzureichend definiertem Workflow an der Tagesordnung. Die vertragsbezogenen Kosten für eine Budgetplanung sind in anderen DV-Systemen hinterlegt und somit nicht immer direkt verfügbar.
Die kurzfristigen Ziele
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Archivierung aller Vertragsdokumente in einer Vertragsdatenbank |
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Herstellung einer Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk |
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Verbesserung der Auskunftsfähigkeit gegenüber dem Management. |
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Verbesserung des Reporting durch graphische Auswertungen. |
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Termingerechte Bearbeitung der Vertragstermine durch ein elektronisches Wiedervorlagesystem. |
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Graphisch unterstützte Online Auswertungen in Excel und in Form von Reports. |
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Kosten- und Zeiteinsparung durch vereinfachte und schnelle Verwaltungsprozesse. |
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Sofortige Auskunftsfähigkeit bezüglich des gesamten Vertragswerkes eines / aller Objekte(s). |
Die langfristigen Ziele
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Fundierte Budgetplanung auf Basis der erfassten Verträge mit Hilfe von Kostenplanwerten für jede Vertragsart. |
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Kostencontrolling z.B. bei Verbrauchskosten von Leasingverträgen. |
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Informationen zur Kosteneinsparung z.B. durch Abschluss von Rahmenverträgen bereitstellen. |
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Übernahme von Ist-Daten aus Buchhaltungssystemen für einen Soll-Ist-Vergleich. |
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Durch die Implementierung eines MIS für den Bereich der Gebäudebewirtschaftung in den Unternehmen die Datenbasis für eine wirtschaftliche, effiziente und effektive Verwaltung legen. |
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Risikominimierung durch zentrales Objekt- und Vertragsverwaltung |
Quick win
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Umfassende Kostentransparenz bezüglich des gesammten Vertragwerkes |
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Online Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten |
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Einfaches Reporting durch den Einsatz von Reportingtools |
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